PENGERTIAN MANAJEMEN
· Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi dari Manajemen menurut Prof. Oei Liang Lie adalah “Ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
Manajemen mempunyai 5 fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengoorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan tersebut perlu di buat perencanaan yang secara garis besar menggambarkan tentang : Apa, Bagaimana, Mengapa dan Kapan akan dilakukan. Setelah itu baru ditetapkan siapa yang melakukan. Meskipun sudah diorganisir di dalam suatu wadah organisasi, perlu diadakan pengarahan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan yang disatukan di dalam satu wadah yang disebut fungsi, yang perlu dikoordinasikan agar tidak terdapat kontradiksi antara yang satu dengan lain untuk menuju kepada sasaran yang sama dan perlu adanya pengawasan / pengendalian.
· Jenjang Manajemen
Perusahaan besar biasanya mempunyai minimal tiga jenjang manajemen, yaitu :
a. Manajemen puncak
Manajemen puncak merupakan jenjang tertinggi, meliputi dewan direktur, direktur utama, atau chief executive officer (CEO) yang bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru dan pengeluaran saham.
b. Manajemen Madya
Manajemen madya meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer divisi yang mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.
c. Manajemen Operasional
Manajemen ini merupakan jenjang terendah yang tugasnya menyagkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh manager madya. Manajer operasioanal disebut juga “supervisor garis-pertama”.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
· Gerakan Manajemen Ilmiah
Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien, yaitu :
Prinsip 1 : Semua pekerjaaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3 : Cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif.
Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
Penelitian dan buku dari Taylor telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen, akan di bahas 5 (lima) yaitu :
· Sekolah Klasik (Classical School), Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
· Sekolah Perilaku (Behavioral School), disebut juga leadership, human relations atau behavioral sciences school of management yang memusatkan pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
· Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School), melibatkan matematik dan statistik.
· Analisis Sistem, menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan. Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi.
· Manajemen Hasil, disebut juga dengan manajemen berdasarkan sasaran (Management by objectives/MBO), yaitu suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen yang ada.
· Bentuk-bentuk Perencanaan
Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :
a. Tujuan (Objective), suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan.
b. Kebijakan (Policy), suatu pernyataan untuk nenyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan.
c. Strategi, suatu tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur, suatu rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
e. Aturan (Rule), suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
f. Program, suatu campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget), yang akan menciptakan dan yatindakan.
· Kegunaan Perencanaan
Adapun kegunaan dari perencanaan adalah :
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan.
d. Merupakan sarana untuk pengawasan.
· Langkah-langkah Penyusunan Perencana
Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :
a. Menetapkan tujuan
b. Mentusun anggapan-anggapan (Premising)
c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
e. Mengambil Keputusan
f. Menyusun Rencana Pendukung
· Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional, untuk waktu yang akan datang.
· Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yaitu :
a. Perenanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
· Faktor-faktor yang membatasi Perencanaan
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat cepat
c. Kekakuan internal, berupa :
- Kekakuan psikologis
- Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
- Kekakuan sumber daya dan dana
- Kekakuan eksternal
- Waktu dan biaya
· Faktor-faktor Pengambilan Keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :
- Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
- Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
- Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan untuk mencapai tujuan.
- Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.
b. Alat pengambilan keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat seperti : operation research, teori probabilitas, linear programming, analisa resiko, pohon keputusan (decision tree).
PENGORGANISASIAN
· Pengertian
Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok seperti personalia, fungsi dan faktor fisik sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Fungsi pengorganisasian sebagai proses menciptakan hubungan antara komponen pokok tersebut agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat dan terarah pada satu tujuan.
Adapun hubungan yang timbul dalam organisasi dapat berbentuk :
a. Hubungan informal : menyangkut hubungan manusiawi.
b. Hubungan formal : merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja.
Dalam hubungan formal terdapat 3 hubungan dasar yaitu :
1. Tanggungjawab, adalah kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
2. Wewenang, adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan seseorang dan untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.
3. Pertanggungjawaban, adalah kebalikan dari arus wewenang.
· Pola Hubungan Antar Komponen Organisasi
Untuk mengetahui tentang seberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan maka setelah dibebani suatu tanggungjawab dan diberi wewenang ia diminta untuk memberikan pertanggujawabannya kearah tujuan yang telah ditetapkan, sehingga mempunyai hubungan yang erat dan berkaitan satu dengan yang lainnya.
· Rentangan Kekuasaan
Munculnya rentangan kekuasaan disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor antara lain :
a. Latihan dari bawahan
b. Pendelegasian wewenang
c. Perencanaan
d. Teknik komunikasi
· Dasar-dasar Penggolongan Bagian di dalam Organisasi
Terbatasnya kemampuan seseorang akan membatasi jumlah bawahan atau bagian-bagian yang dipimpinnya. Pengelompokkan tersebut dapat didasarkan pada beberapa faktor :
a. Didasarkan pada suatu angka
b. Didasarkan pada waktu
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
d. Didasarkan pada luas daerah operasi
e. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
f. Didasarkan pada jenis langganan
· Karakteristik Struktur Organisasi
Setiap struktur organisasi yang baik harus memiliki karakteristik dasar, yaitu :
a. Keseimbangan dalam organisasi
b. Fleksibel
PENGARAHAN
· Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Ada beberapa prinsip yang harus dilakukan pimpinan, yaitu :
a. Prinsip mengarah pada tujuan
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Prinsip kesatuan komando
· Cara-cara Pengarahan
a. Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
b. Perintah merupakan perintah dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melukukan atau mengulang suatu kegiatan.
- Perintah umum dan khusus
- Perintah lisan dan tertulis
- Perintah formal dan informal
c. Delegasi wewenang
· Komunikasi
Ada beberapa pendapat tentang komunikasi dan diambil kesimpulan bahwa :
a. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
b. Hubungan yang timbul digunakan untuk menyalurkan gagasan atau inforamsi.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan saling pengertian.
d. Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan kata-kata surat, kode atau symbol.
· Motivasi
Biasanya keberhasilan dapat dicapai akan semakin besar jika para manajer mampu memberikan dorongan atau motivasi karyawanya meskipun perencanaan tidak begitu sempurna.
Motivasi mempunyai 2 macam bentuk yaitu :
a. Motivasi positif, merupakan proses utnuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan tingkat kepuasan tertentu.
b. Motivasi negatif, merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang melakukan sesuatu dengan cara terpaksa.
PENGKOORDINASIAN
· Prinsip-prinsip Koordinasi
Ada 3 prinsip yaitu :
a. Prinsip kontak langsung
b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
c. Hubungan timbale balik antara factor yang ada
· Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
· Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
· Langkah-langkah Pengawasan
a. Menciptakan pengawasan
Bentuk standard dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu :
- Standard kuantitatif yaitu suatu standard yang dinyatakan dalam satuaan-satuaan tertentu.
- Standard kualitatif berupa pendapat umum, langganan, buruh dan sebagainya.
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
c. Melakukan tindakan koreksi
· Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
b. Pengawasan harus melaporka setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
c. Pengawasan harus mempunyai pendangan ke depan.
d. Pengawasan harus obyektif.
e. Pengawasan harus fleksibel.
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
g. Pengawasan harus ekonomis.
h. Pengawasan mudah dimengerti.
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar