PENGERTIAN ORGANISASI
· Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Dalam berbagai aktivitas, kita selalu berkaitan dengan organisasi. Tim-tim olah raga dan organisasi sosial, kelompok keagamaan dan aktivitas-aktivitas pekerjaan, semuanya termasuk organisasi.
Anyak keberhasilan perusahaan bergantung pada organisasi. Adanya struktur yang mapan sangat diperlukan untuk menjamin agar rencana manajer dapat dilaksanakan.
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, (3) struktur.
ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
Sejarah perusahaan, teknologi yang terlibat, dan kepribadian para manajer puncak dapat membantu dalam penentuan pola oraganisasi formal perusahaan. Akan tetapi setiap organisasi mempunyai suatu “komponen informal” di samping “komponen formal”nya.
· Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan system tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggungjawaban, (4) delegasi, dan (5) koordinasi.
· Organisasi Informal
Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat.
Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :
- Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
- Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
- Anggota-anggota kelompok luar (out group)
· Prinsip Kesatuan Komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan.
· Cara-cara Pengarahan
Adapun cara-cra pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
a. Orientasi
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain :
1. Tugas itu sendiri.
2. Tugas lain yang ada hubungannya.
3. Ruang lingkup tugas.
4. Tujuan dari tugas.
5. Delegasi wewenang.
6. Cara melaporkan dan cara mengukuru prestasi kerja.
7. Hubungan antara masing-masing tenaga kerja.
b. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di bawahannya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa :
- Perintah umum dan khusus
- Perintah lisan dan tertulis
- Perintah formal dan informal
c. Delegasi Wewenang
Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.
· Komunikasi
Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukakan oleh American Training Director, Newman dan Kontz.
American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Definisi dari Newman mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Pertukaran tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk surat-surat, symbol atau kode. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.
Dari definisi-definisi tentang komunikasi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa :
a. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga da sebaliknya.
b. Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian.
d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol.
Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah dan sejenisnya. Dengan menggunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut :
1. Komunikasi Harus Jelas
2. Prinsip Integritas
3. Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
· Motivasi
Biasanya, keberhasilan yang dapat dicapau akan semakin besar jika para manajer mampu member dorongan (motivasi) karyawannya meskipun perencanaan dan organisasi tidak begitu sempurna. Selain metode, faktor manusianya sangat menentukan. Biarpun metode yang dipakai kurang sempurna, tetapi jika masing-masing individu mempunyai keinginan yang besar untuk bekerja dengan baik, maka kemungkinan mencapai sukses akan semakin besar.
Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan negatif.
a. Motivasi Positif
Motivasi positif merupakan proses untuk memperngaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya : dengan memberikan informasi. Langkah ini perlu dilakukan mengingat adanya tingkat kepuasan yang berbeda-beda dari masing-masing bawahan.
b. Motivasi Negatif
Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Misalnya menakut-nakuti bawahan dengan memberikan gambaran seolah-olah mereka akan kehilangan jabatan.
Motivasi diharapkan dapat menjadi dasar perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang. Dalam hal ini, perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut ini :
- Kreativitas dipandang sebagai dasar penentuan kualitas seseorang.
- Masalah kreativitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.
PENGKOORDINASIAN
Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Mereka harus mengetahui bahwa sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada usaha-usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk itu mereka perlu mengetahui lebih dulu tentang tujuan organisasi.
· Sentralisasi VS Desentralisasi
Istilah sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen. Persoalannya adalah, seberapa besar wewenang itu harus didelegasikan oleh management ke seluruh organisasi?
Organisasi yang Disentralisir
Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah (1) bahwa pengerndalian yang lebih efektif dapat dilakukan, (2) cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan, dan (3) memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam.
Sedangkan keburukannya dapat disebutkan di sini antara lain : (1) jika perusahaan berkembang dengan pesat, (2) organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.
Organisasi yang Didesentralisir
Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.
STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA
· Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.
Hierarki Tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan. Jumlah jenjang dalam hierarki bergantung pada besarnya dan kekomplekan perusahaan. Perusahaan yang lebih kecil biasanya mempunyai jenjang lebih sedikit dibanding perusahaan besar.
Departementalisasi
Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.
Wewenang dan Tanggung Jawab
Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.
Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?
Salah satu alasan untuk departementalisasi adalaah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer di samping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.
Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. Jenis pekerjaan
2. Pelatihan karyawan
3. Kemampuan manajer
4. Efektifitas komunikasi
Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal.
Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis.
Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan paraa manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas.
· Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility). Bentuk struktur organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pkoknya ada empat, yaitu : organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.
· Organisasi Garis
Organisasi garis ini biasanya hanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan kecil.
a. Kebaikan Organisasi Garis
- Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
- Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan.
- Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah.
- Menghemat biaya.
b. Keburukan Organisasi Garis
- Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
- Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.
- Kurangnya kerjasama di antara masing-masing Bagian.
· Organisasi Garis dan Staf
Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.
a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
- Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar Bagiannya.
- Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.
- Staf dapat mendidik para petugas.
- Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
- Kadang-kadang staf tidak lagi member saran tetapi perintah.
- Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.
- Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.
· Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.
- Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.
b. Keburukan Organisasi Fungsional
- Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
- Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
- Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
- Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.
· Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan.
a. Kebaikan Organisasi Komite
- Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota.
- Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.
- Menciptakan koordinasi yang lebih baik.
- Meningkatkaan pengawasan karena macam-macam Komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.
b. Keburukan Organisasi Komite
- Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.
- Keharusan untuk berkompromi.
- Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.
- Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.
· Organisasi Matrik
Bentuk baru yang disebut organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
- Luwes
- Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.
- Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.
b. Keburukan Organisasi Matrik
- Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional.
- Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.
- Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.
PERILAKU KEORGANISASIAN
· Kelompok Kerja
Kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok.
· Motivasi
Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan. Setiap orang dapat memiliki motif yang sangat berbeda untuk mnegrjakan sesuatu yang sama.
Jenjang Kebutuhan Karyawan
Teori motivasi dari Maslow menekankan du aide dasar, yaitu :
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan.
· Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.
· Kepemimpinan
Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberpa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “suatu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar